Electronic Data Interchanges

Sejarah EDI , pada tahun 1964 di AHSC ( American Hospital Supply Company) seorang manajernya menciptakan system untuk menangani masalah inventori,. Waktu itu yang dipergunakan hanya berbekal punched card ( Kartu Berlubang), dengan metoda one to one sedemikian rupa akhirnya adanya pertukaran data elekronik ternyata meningkatkan ke akuratan dan efisiensi . Inilah yang kemudian menjadi cikal bakal EDI yang sekarang ini. 

Beberapa keutungannya dengan EDI antara lain adalah :

• Mengurangi dokumentasi dalam bentuk hardcopy ( paperless) 
• Meminimalisasi kesalahan dalam pertukaran data. 
• Mengoptimalkan aliran Informasi 
• Mengurangi delay dalam komunkasi 
• Meningkatkan proses invoice dan payment

Untuk menerapkan EDI tentunya ada beberapa requirement awal misalnya saja software nya harus memiliki kemampuan untuk saling berkomunikasi, mampu menyimpan dan saling melakukan transmisi. Dimana aplikasi software ini disesuaikan dengan business prosess di perusahaan tersebut. Idealnya EDI ini nantinya akan mempermudah pekerjaan atau dengan kata lain meng otomatisasi pekerjaan bukan menambah masalah baru. Adapun standar EDI yang masih berlaku sampai dengan saat ini adalah :

1. ebXML  
2. ANSI TRADACOMS  
3. EDIFACT ( Standar Eropa)  
4. Ansi X12 Standar AS & Canada  
5. Spec 2000

Standar diatas adalah format standar bagaimana data di transmisikan, informasi apa yang harus di kirimkan, dalam bentuk format apa ( apakah integer, decimal, mmddyy). Bisa dikatakan inilah protokolnya, tanpa standar yang baku bisa jadi masing masing mesin mengeluarkan satu format yang belum tentu mesin yang lain faham.

 













 
A. Definisi EDI (Data Interchange Electronic)

Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

 

B. Prinsip Teknologi EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.  

C. Tujuan Utama

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

 D. Componen dasar EDI
• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software
 

E. Software OS-EDI yang digunakan berupa
• Bayan Commerce
• IDX-IDEA
• NextGen-EDI
• RAXINC
• Dll
 

F. Standard EDI yang belaku saat ini adalah :
• SPEC 2000
• ANSI X12 Standard AS dan Canada
• EDIFACT (Standard Eropa)
• IEF
• Dll

G. Kelebihan/keutamaan EDI
• Revenue Stream yang baru
• Meningkatkan market (exposure)
• Menurunkan biaya operational (operational cost)
• Memperpendek waktu,automatic
• Mengurangi informasi data yang mengembang
• Meningkatkan supplier management
• Melebarkan jangkawan (global reach)
• Meningkatkan customer loyality (customer service)
• Meningkatkan value chain

H. Syarat dapat dilakukannya proses EDI
• Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
• Third-party service provider
• Electonic transaction menyampaikan ke provider)
• Privider melanjutkan ke penerima (spoke)
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
• Security Procedures
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing

I. Transmission EDI (pemancaran EDI)
• Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
• Verification
• Responses transaction
• Transmital yang berlulanga kali

J. Transaction terms (transaksi EDI)
• Cooperative CSP tarif
• Convidentialy
• Validity (Enforceability)
• Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
• Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
• Service Providers)
• Adanya persetujuan sah

K. Step proses Proper receipt and Verification EDI
• Enter claim information (masukkan permintaan data)
• Enter data and complete instruction.
• Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
• Transmit Data
• Retrieve and review reports
• Prepare and mail attachments with EDI labels
 

Sumber :
• http://www.kompasiana.com/edysusanto74/edi
• http://noii.vn/en/what-is-edi.html
• https://en.wikipedia.org/